BAB 1
PENDAHULUAN
1.1
Latar belakang
Setiap
organisasi bisnis dituntut untuk memiliki SDM yang kompeten yang mampu
menjalankan dan menyelesaikan tugas dan kewajibannya secara lebih baik.
Individu harus mampu untuk secara aktif bertanggung jawab atas perilaku mereka,
mengembangkan dan saling berbagi informasi tentang pekerjaan. Pemberdayaan
karyawan akan sangat menentukan kesuksesan organisasi. Organisasi harus
menyadari bahwa untuk semakin kompetitifnya lingkungan bisnis mereka,
memerlukan pembelajaran yang lebih efektif, pemberdayaan karyawan, dan komitmen
yang lebih besar dari setiap orang yang terlibat dalam organisasi. Perusahaan
harus memahami bahwa kunci untuk meraih kinerja perusahaan yang lebih baik
adalah komunikasi.
Seperti
yang kita ketahui bersama jika komunikasi merupakan elemen
terpenting yang diberikan Tuhan kepada manusia, karena dengan komunikasi kita
menjadi mahluk hidup bukan benda lagi, komunikasi bisa menghidupkan nyawa
sosial yang menjadi harapan kita untuk tetap berperan sebagai manusia. Selain
komunikasi ada juga faktor penting yang harus kita lakukan, yaitu bisnis, karena
dengan bisnis kita bisa menghasilkan simbiosis mutualisme untuk memenuhi
kebutuhan dan hasrat hidup kita sebagai manusia.
Didalam organisasi membutuhkan seorang
pemimpin yang memiliki jiwa kepemimpinan sehingga mampu mempengaruhi orang lain
agar mampu bekerja sama sebagai suatu tim untuk mencapai tujuan yang ingin
dicapai, seorang pemimpin harus memahami benar bahwa individu merupakan
komponen penting dalam organisasi sehingga harus dilibatkan dalam tanggung
jawab untuk mencapai tujuan organisasi, serta adanya persetujuan antara pihak
manajemen dengan bawahannya. Untuk mewujudkannya maka dibutuhkan adanya
komunikasi yang baik yaitu dengan sikap yang aktif terhadap semua kegiatan
operasi, komunikasi dua arah antara pemimpin dengan pekerja yang berkualitas
dan komunikasi yang cukup antara atasan dengan bawahan.
Dari
tulisan diatas, penulis akan membahas tentang efektivitas komunikasi bisnis
dalam organisasi dengan menjabarkan secara komprehensif. Pembahasan akan
diawali dengan definisi dari efektivitas komunikasi bisnis dan dilanjutkan
dengan faktor – faktor apa saja yang
mempengaruhi komunikasi bisnis tersebut dalam organisasi dan seterusnya.
BAB 2
PEMBAHASAN
2.1
Definisi efektivitas komunikasi bisnis
Efektivitas merupakan tingkatan hasil dari sebuah
aksi karyawan dan manajer. Karyawan dan manajer yang mempraktekan efektivitas
dalam lingkungan kerja membantu hasilkan output berkualitas tinggi. Misalkan
seorang pegawai yang bekerja untuk pemasaran. Jika dirinya efektif, dia akan
menghasilkan penjualan secara rutin. Jika tidak efektif dia akan kesulitan
untuk meyakinkan konsumen menciptakan pembelian. Perusahaan akan menilai efektivitas kerapkali dengan cara
evaluasi kinerja. Efektivitas dari lingkungan kerja memiliki dampak besar akan
kualitas produk dan jasa perusahaan yang menjelma dari reputasi perusahaan
dan kepuasan
pelanggan.
Komunikasi
adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara
dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau
menimbulkan efek tertentu yang diharapkan.
Sedangkan, bisnis adalah suatu
organisasi yang menjual barang atau jasa kepada konsumen atau bisnis lainnya, untuk mendapatkan laba. Secara historis kata bisnis dari bahasa
Inggris business,
dari kata dasar busy yang berarti "sibuk" dalam konteks
individu, komunitas, ataupun masyarakat. Dalam artian, sibuk mengerjakan
aktivitas dan pekerjaan yang mendatangkan keuntungan.
Jadi, menurut
Purwanto (1996) Komunikasi
Bisnis merupakan komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai
macam jenis dan bentuk komunikasi untuk mencapai tujuan bisnis. Dalam dunia
bisnis, reputasi dan kredibilitas harus dibangun agar kustomer merasa nyaman
hingga memberikan kepercayaannya pada anda. Terutama dalam hubungan bisnis
jangka panjang dengan pekerja dan kustomer, memiliki kepekaan profesionalisme
akan menghadirkan banyak nilai positif. Disinilah perlunya memainkan peran
komunikasi bisnis. Keberhasilan bisnis apapun tergantung pada efektivitas
komunikasi. Semakin efektif sebuah komunikasi, semakin positif nilai yang
dihasilkan. Efektivitas sebuah komunikasi sesungguhnya diukur dari seberapa
jauh menghasilkan aksi dari audiens dan pembaca.
2.2 Faktor – faktor yang mempengaruhi efektivitas bisnis
Efektivitas
komunikasi bisnis ini dipengaruhi oleh beberapa faktor di antaranya :
1. Persepsi
Dalam
hal ini, komunikator harus dapat memprediksi lewat berbagai persepsi
terkait apakah pesan yang disampaikan dapat dipahami serta diterima oleh
komunikan atau receiver.
2. Keberhasilan teknologi informasi dan komunikasi
Di
era teknologi ini, efektivitas komunikasi bisnis juga berpengaruh pada
komunikasi dalam teknologi informasi. Hal ini mencakup adanya nilai produk dan
jenis besar kecilnya manufaktur yang memiliki perbedaan karakteristik sistem
informasi yang dibutuhkan.
Selain
itu juga diperlukan jaringan teknologi informasi dan komunikasi yang dapat
menyediakan jaringan luas hingga daerah terpencil pun. Dan yang terakhir adalah
performa perusahaan yang tinggi juga merupakan faktor yang menentukan dan biaya
yang dapat dipertimbangkan agar efisien.
Hal ini dikarenakan internet merupakan suatu media komunikasi yang
memiliki peranan penting dalam perkembangan bisnis. Perkembangan bisnis
tersebut mencakup nilai produk, aktivitas operasional, dan pelayanan jasa. Beberapa
aktivitas yang dapat dilakukan di dalam internet di antara :
·
Berbagi
data internal.
·
Rekruitmen.
·
Mencari
partner atau pelanggan.
·
Mencari
informasi luar.
·
Pembelian
peralatan.
·
Promosi
produk.
·
Fasilitas
pelanggan.
·
Media
kolaborasi dengan partner.
·
Publikasi
perkembangan perusahaan.
3. Ketepatan
Dalam
hal ini dikarenakan komunikan pastinya memiliki kerangka berpikir yang
berbeda-beda. Supaya informasi sampai dengan tepat, maka komunikator perlu
mengekspresikan atau mengimpplementasikan kerangka berpikir komunikan.
4. Kredibilitas
Komunikator
pun perlu adanya keyakinan bahwa komunikan dapat dipercaya, sehingga dia akan
mendapatkan kepercayaan pula dari komunikan.
5. Pengendalian
Komunikan pastinya nanti akan memberikan tanggapan
berupa feedback. Di sinilah tugas komunikator untuk bisa
mengendalikan tanggapan dari komunikan.
6. Kecocokan
Komunikator yang baik selalu menjaga kepercayaan dan
hubungan yang baik dengan komunikan. Sehingga terjalinlah persahabatan antara
perusahaan dengan komunikan.
2.3
Unsur-Unsur Komunikasi Bisnis
Di dalam komunikasi bisnis akan terlaksana dengan baik
ketika terdapat adanya unsur-unsur komunikasi bisnis yang tertata rapi.
Unsur-unsur komunikasi bisnis ini di antaranya:
1)
Tujuan
berkomunikasi, dengan kata lain bahwa komunikasi bisnis sejatinya
mempunyai tujuan yang telah ditetapkan dan disepakati.
2)
Pertukaran pikiran atau gagasan. Dalam hal ini
melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yang memiliki peranan
masing-masing yakni sebagai komunikator atau penyampai pesan dan komunikan
sebagai penerima pesan.
3)
Gagasan, opini, informasi, atau instruksi yang
merupakan isi pesan dan bentuknya bisa beragam. Hal itu tergantung dari
tujuan, situasi, dan kondisi yang hendak disampaikan.
4)
Saluran
personal atau impersonal yang bersifat tatap muka. Dan juga menggunakan media
apabila pesan ditujukan untuk jutaan orang secara bersamaan.
5)
Simbol
atau sinyal sebagai alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami
oleh penerima untuk menyampaikan pesan.
6)
Pencapaian
tujuan atau hasil akhir yang merupakan salah satu ciri pembeda
dari organisasi atau lembaga formal dari informasi.
2.4 Bentuk-Bentuk Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis pun
terdapat dua macam bentuk di antaranya :
1.
Komunikasi
Verbal. Komunikasi verbal ini merupakan komunikasi yang disampaikan melalui
lisan dan tulisan. Dalam komunikasi Verbal pun terdapat dua tipe yaitu :
Ø Aktif (sebagai penyampai pesan)
Ø Pasif (sebagai pemberi tanggapan pesan)
2. Komunikasi Non-Verbal. Komunikasi non verbal
ini merupakan bentuk komunikasi yang disampaikan melalui gaya bahasa
tubuh (body language).
2.5
Tujuan Komunikasi Bisnis
Komunikasi
bisnis yang baik, pastinya memiliki tujuan untuk pencapaian yang baik.
Terdapat tiga tujuan pokok dalam komunikasi bisnis, di antaranya :
1. Informatif.
Jika seorang
komunikator tidak dapat memberikan informasi kepada komunikan, untuk apa ia
berkomunikasi? Sehingga perlu adanya informasi yang diberikan kepada komunikan
agar pesan dan tujuan komunikasi bisnis itu dapat tercapai.
2. Persuasif.
Informasi yang
berdifat persuasif ini adalah sama halnya mengendalikan tanggapan dari
komunikan. Sehingga perlu adanya komunikator yang dapat mengendalikan tanggapan
komunikan agar informasi dapat memberikan sugesti, sehingga komunikan mau
mendengarkan dan memberikan tanggapan positif kepada komunikator mengenai pesan
yang disampaikan.
3. Kolaboratif.
Dalam
penyampaian pesan, pastinya ada maksud di balik itu semua, yaitu kerjasama yang
terjalin antara perusahaan dengan komunikan.
2.6 Manfaat
Mempelajari Komunikasi Bisnis
Pada hakikatnya,
mempelajari komunikasi bisnis ini adalah jawaban dari tujuan komunikasi bisnis.
Dengan mempelajari komunikasi bisnis, maka kita sebagai komunikator akan dapat
:
1.
Dapat memberikan informasi yang tepat
dan bermanfaat bagi komunikan. Pada intinya, pesan itu berguna dan menguntungkan
bagi komunikan.
2.
Dapat memberikan persuasi kepada
komunikan. Dengan kata lain, Anda dapat memberikan kalimat-kalimat yang mampu
membuat komunikan tersebut mempercayai Anda dan produk Anda.
3.
Dapat menerima feedback yang
positif dari komunikan.
2.7 Faktor hambatan yang
terjadi dalam proses komunikasi
·
Hambatan Teknis
Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan
dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari
sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin
berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistim
informasi, sehingga saluran komunikasi dalam media komunikasi dapat diandalkan
serta lebih efisien.
·
Hambatan Semantik
Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian
pengertian atau idea secara efektif. Definisi semantik adalah studi atas
pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas, akan
tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi.Untuk menghindari
mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang
tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan
mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang
digunakannya.
·
Hambatan Manusiawi
Hambatan jenis ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang
dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator
maupun komunikan.
2.8
Fungsi komunikasi bisnis
a)
Fungsi Informatif
Aktivitas yang
kita lakukan berperan memberikan informasi tentang bisnis kita, pada saat yang
mungkin bersamaan kita juga mencari informasi tentang siapa pesaing kita,
bagaimana kondisi perusahaan dan kekuatannya pada market place.
b)
Fungsi Persuasif
Komunikasi
diarahkan untuk memberikan treatment agar orang lain merubah sikap, pendapat
dan perilakunya seperti yang diharapkan oleh komunikator dalam organisasi
bisnis. Fungsi ini dijalankan untuk membangun komitmen para pelakunya terhadap
organisasi atau lembaga tempat bekerja, dari mulai manajer hingga tukang sapu,
sehinggu visi, misi, strategi dan taktik dapat berjalan secara efektif dalam
mencapai tujuan bisnis yang telah ditetapkan sebelumnya.
c)
Fungsi Kontrol
Tanpa adanya
fungsi kontrol dalam komunikasi bisnis, operasional organisasi tidak dapat
berjalan secara efektif. Artinya mengkomunikasikan atau yang harus dikerjakan
atau tidak harus dikerjakan oleh bawahan atau manajer sekalipun. Fungsi ini
dapat berjalan efektif bila;
·
Informasi yang disampaikan jelas, akurat
dan tidak mengandung ambiguitas yang berlebihan
·
Komunikasi yang dilakukan sekaligus
memperkaya skill bawahan
·
Membuka saluran umpan balik.
d)
Fungsi Emosi
Fungsi emotif
meningkat ke penerapan isi pesan, karena berkaitan dengan rasa suka tidak suka,
benci dan cinta, puas atau tidak puas, kegembiraan dan kesedihan, menyenangkan
atau kedekatan emosional lainnya.
2.9
Proses
Komunikasi Bisnis dalam Perusahaan
Ada lima komponen penting untuk
diperhatikan dalam proses komunikasi, yaitu:
1. Pengirim
pesan (sender atau komunikator)
2. Pesan
yang dikirimkan (message)
3. Bagaimana
pesan tersebut disampaikan
4. Penerima
pesan (receiver atau komunikan)
5. Umpan
balik (feedback) atau effect.
Proses
komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu maupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau
kelompok lain, sebagai berikut:
1)
Langkah pertama yang
dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau
pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan.
2)
Langkah kedua dalam
penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan
informasi atau gagasan dalam wujud kata-kata, tanda-tanda atau lambang-lambang
yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek
terhadap orang lain.
3)
Langkah ketiga dalam
proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah disandi (encode).
4)
Langkah keempat,
perhatian diahlikan pada penerima pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka
penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak
mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, penerima melakukan
decoding, yaitu memberikan penafsiran interprestasi terhadap pesan yang
disampaikan kepadanya.
5)
Proses terakhir dalam
komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber
mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima.
Dalam
proses komunikasi semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan
berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi, baik karena perbedaan latar
belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau
informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan
7 C, yaitu :
1. Completeness (Lengkap) Suatu
pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang
diperlukan agar penerima pesan dapat memberikan tanggapan yang sesuai dengan
harapan pengirim pesan.
2. Conciseness (Singkat) Suatu
pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata
sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun
tetap menonjolkan gagasannya.
3. Consideration (Pertimbangan) Penyampaian
pesan, hendaknya menerapkan empati dengan mempertimbangkan dan mengutamakan
penerima pesan.
4. Concreteness (konkrit) Penyampaian
pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gambalang, pasti dan jelas.
5. Clarity (Kejelasan) Pesan
hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah
diinterpretasikan serta memiliki makna yang jelas.
6. Courtessy (Kesopanan) Pesan
disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan baik dalam
komunikasi bisnis.
7. Correctness (ketelitian) Pesan
hendaknya dibuat dengan teliti, dan menggunakan tata bahasa, tanda baca dan
ejaan dengan benar (formal atau resmi).
2.10 Contoh kasus komunikasi
bisnis
Contoh kasus :
PT
Golden Castle, bergerak dalam bidang konveksi atau textil, mengalami
permasalahan antara perusahaan dengan karyawan. Permasalahan
ini terjadi yang disebabkan oleh adanya miss communication
antara atasan dengan karyawannya. Adanya perubahan kebijakan dalam
perusahaan mengenai penghitungan gaji atau upah kerja karyawan, namun
pihak perusahaan belum memberitahukan para karyawan,
sehingga karyawan merasa diperlakukan semena-mena oleh pihak
perusahaan. Para karyawan mengambil tindakan yaitu dengan mendemo perusahaan,
Namun tindakan ini berujung pada PHKbesar-besaran yang dilakukan
oleh perusahaan.
Penjelasan kasus
:
Didalam
hubungan komunikasi di suatu lingkungan kerja atau perusahaan
antara individu akan sering terjadi. Permasalahan yang
sering terjadi biasanya adalah karena masalah kominikasi yang kurang
baik. Sehingga cara mengatasimasalah dalam perusahaan harus
benar-benar dipahami management inti dari perusahaan, untuk meminimalisir
dampak yang timbul. Permasalahan atau konflik yang
terjadi antara karyawan atau karyawan dengan atasan yang terjadi
karena masalah komunikasi harus di antisipasi dengan baik dan dengan
system yang terstruktur. Karena jika masalah komunikasi antara atasan
dan bawahan terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya mogok kerja, bahkan
demo.
Sehingga
untuk mensiasati masalah ini bias dilakukan dengan berbagai cara:
1. Membentuk
suatu system informasi yang terstruktur, agar tidak terjadi
kesalahan dalam komunikasi. Misalnya, dengan membuat papan
pengumungan atau pengumuman melalui loudspeaker.
2. Buat
komunikasi dua arah antara atasan dan bawahan menjadi lancer dan
harmonis, misalnya dengan membuat rapat rutin, karena dengan
komunikasi yang dua arah dan intens akan mengurangi masalah di lapangan.
3. Beri
pelatihan dalam hal komunikasi kepada atasan dan karyawan, pelatihan
akan memberikan pengetahuan dan ilmu baru bagi setiap individu dalam
organisasi dan meminimalkan masalah dalam hal komunikasi Biasanya
masalah timbul karena lingkungan yang kurang kondusif di suatu perusahaan.
Misalnya, kondisi cahaya yang kurang, atau sirkulasi yangkurang baik, dan
temperature ruangan yang tinggi sangat mungkin untuk
meningkatkan emosi seseorang, jadi kondisi dari lingkungan juga harus
di perhatikan.
BAB 3
PENUTUP
3.1
Kesimpulan
Komunikasi bisnis adalah proses saling bertukar pesan atau
informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam
struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan
hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah jelas, agar pihak
lain dapat menerima dan paham tentang pesan yang diberikan sehingga penerima
dapat melakukan suatu perbuatan atau kegiatan yang dituju. Tantangan bagi
seorang manajer di masa depan akan semakin sulit, karena dunia bisnis
menghadapi lingkungan persaingan yang cenderung semakin kuat. Para manajer dan
pemimpin perusahaan harus memiliki keterampilan lintas budaya, berupa kemampuan
berinteraksi dengan berbagai ragam budaya, gaya manajemen / bisnis bangsa lain,
maupun kerjasama tim, baik intern maupun dalam suatu aliansi strategis dengan
mitra bisnis. Disamping itu manajer harus memiliki komunikasi yang baik
terhadap bawahannya agar terciptanya lingkungan kerja yang harmonis.
Komunikasi kini semakin berkembang menjadi suatu bisnis
tersendiri. Perkembangan sistem informasi dan teknologi mempercepat dan
mempermudah proses pemasaran sehingga memberikan peluang bagi dunia usaha di
Indonesia untuk mengembangkan usahanya, melalui berbagai kesempatan menjalin
relasi bisnis, pemasaran produk ataupun lainnya. Melalui teknologi yang
berkembang pesat, transaksi bisnis padat dilakukan melintasi batas demi batas
dan zona waktu yang hampir pada saat yang bersamaan.
Aktivitas e-bisnis di Indonesia, merupakan
tantangan tersendiri bagi para manajer untuk mengkomunikasikan bisnisnya kepada
masyarakat yang masih belum mengerti terhadap sistem penjualan online dengan
memberikan penjelasan secara langsung maupun tidak langsung, menciptakan kepercayaan
masyarakat tentang pembelian online serta pemberian edukasi yang cukup dan
berkesinambungan. Disini peran komunikasi bisnis menjadi semakin sangat penting
untuk tercapainya kegiatan tersebut, yaitu kemampuan membaca kesempatan,
menafsirkan laporan dan informasi dari lingkungan sekitar dan dalam menyampaikan
gagasan, baik lisan maupun tertulis secara sistematik.
DAFTAR PUSTAKA
Purwanto, djoko.1996. Komunikai
Bisnis.Erlangga:Jakarta
Nurrohim,Hassa dan Anatan, Ananta.2009.
“Efektivitas Komunikasi Bisnis Dalam
Organisasi”. Jurnal Manajemen. Vol.7, No.4, Mei 2009
No comments:
Post a Comment